Vergaderingen kunnen leuker, nuttiger en creatiever!

Gelukkig gaan we steeds slimmer werken. En door nieuwe manieren van werken worden de momenten dat je bij elkaar bent, steeds zeldzamer en dus kostbaarder. Het optimale uit een ontmoeting halen, dat is wat je wil. Want waarom zou je er anders voor in de file staan, je mail laten ophopen of laat door thuiskomen? Een van de manieren om vergaderingen leuker en effectiever te maken is visualiseren. Hierdoor maak je van de vergadering een ervaring, waardoor meer invloed hebt op de kennis en houding van de deelnemers.

Kennis Houding Gedrag Circulair Model

Lang geleden zag ik een cartoon met de tekst: “If you don’t want to work, organize a meeting.” En ik moet zeggen dat ik in het verleden mensen ben tegen gekomen die ik er van verdacht opgelucht te zijn als een uurtje onderuitgezakt door konden brengen in een vergaderzaaltje. Maar ze zijn steeds zeldzamer. De meeste mensen zien op tegen vergaderingen, omdat ze dan het gevoel hebben dat ze dan niet door kunnen werken.

Als we iets bijzonders willen organiseren we een evenement of een brainstorm. Maar de reguliere team of project vergadering wordt vaak eenzijdig benaderd en gaat al jaren op dezelfde manier. Daar wil ik verandering in brengen. Want hoe effectiever de vergaderingen, hoe beter de resultaten zijn, bijeenkomsten zijn immers belangrijke momenten in het proces.

Een vergadering wordt vaak alleen benut als een manier om de agenda’s binnen een team gelijk te zetten. Maar het is ook het moment om gebruik te maken van elkaars kennis, kunde en creativiteit. Met die creativiteit, kennis en kunde kan je grotere stappen maken om je doel te bereiken, met je hele team.

Een van de manieren om een vergadering effectiever te maken is het gebruiken van visuele hulpmiddelen. De 5 belangrijkste redenen om visuele hulpmiddelen te gebruiken:

  1. Het brengt creativiteit en productiviteit samen. Het activeert je hersens op een andere manier. Visuele informatie combineert de rechter en linker hersenhelft en doet meer een beroep op je onderbewustzijn.
  2. Het heeft meer impact op de individuele deelnemers. Vanuit het communicatievak kennen we kennis, houding en gedrag. Dit is echter geen lineair proces, maar eerder circulair. Als we gedrag gelijkstellen aan ervaring, leidt deze weer tot kennis of een andere houding. Het inzetten van visuele communicatie: beelden maken en zien maken, zorgt voor een ervaring.
  3. Het geeft ons inzicht in de steeds complexere wereld om ons heen. Het tekenen tijdens een bijeenkomst zorg ervoor dat je de complexiteit behapbaar maakt, omdat je gedwongen wordt tot de essentie te komen. Tegenstellingen lijken op een vel minder onoverbrugbaar. Het tekenen van de situatie lokt mensen meer uit om te denken op systeemniveau. In een complexere wereld is dit noodzakelijk om oplossingen te vinden voor complexe problemen.
  4. Het ondersteunt het proces tijdens de vergadering. De flipover of het whiteboard in combinatie met stiften kunnen werken als een ‘talking stick’, het zorgt ervoor dat de aanwezigen meer aandacht hebben voor de spreker. En degene die wil spreken, neemt op natuurlijke wijze het woord over door te gaan schrijven of tekenen. Op een vel of flipover kan je bovendien niet onbegrensd doorfilosoferen, iets wat met gesproken tekst, nog wel eens een risico is. Het papier of whiteboard begrenst op een natuurlijke manier. Als je het combineert met Post-its krijg je bovendien brokjes behapbare informatie. Hierdoor ontstaat een betere dialoog, waardoor de deelnemers elkaar beter begrijpen.
  5. Door visualisatie creëer je een collectief groepsgeheugen. Meer mensen kunnen zich na de vergadering betere herinneren wat er besproken is en wat de volgende stappen moeten worden. Een vel kan je makkelijk aan de muur hangen, terwijl een geschreven plan snel in de la verdwijnt en niet in een oogopslag associaties oproept.

Als je meer wilt weten over het gebruiken van visuele middelen tijdens vergaderingen, raad ik je het boek: Visuele Meetings aan van David Sibbet. Wil je zelf beter worden in het houden van een visuele meeting? Dan is onze workshop “Effectief Communiceren met Tekeningen” die ik samen met Bas Bakker geef, interessant. Wij geven ook de team workshop “Effectief Plannen maken met Tekeningen”.